¿POR QUÉ LA GESTIÓN DOCUMENTAL ES UNA GRAN INVERSIÓN PARA LAS EMPRESAS DE HOY

Por: Johan Andrés Castro Montaño, pasante de comunicaciones Dirección de Extensión

Líderes de empresas exitosas de diferentes sectores reconocen actualmente la importancia de contar con una gestión documental adecuada que permita tener información organizada y al alcance para la toma de decisiones.

Para las empresas que manejan una considerable cantidad de documentos e información es indispensable tener un sistema de gestión documental de alta calidad, que posibilite lograr procesos mucho más eficientes dentro de la organización.

Sin embargo, en la actualidad aún hay empresas en donde no se da un correcto manejo de este tipo de sistemas. Según la firma ATS Gestión Documental “las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden comprometer aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación”.

Así las cosas, la gestión documental permite organizar la información de una forma adecuada para facilitar su búsqueda y preservación. Para Leidy Suárez, experta en gestión documental empresarial, “de nada sirve tener información si ésta no se pone al servicio de los usuarios de manera organizada, los datos sueltos son solo datos, pero cuando se estructuran se vuelven potenciales fuentes informacionales que permiten a las organizaciones tomar decisiones y posicionarse en relación con la competencia”.

En Colombia, la Ley 594 de 2000 establece la regulación de los procesos de organización, conservación y consulta de archivos, garantizando así una correcta disposición de los mismos. Asimismo, el artículo 35 de esta Ley determina las sanciones que conlleva el incumplimiento de esta norma.

De acuerdo a Suárez, las empresas pueden hacerse las siguientes preguntas para determinar la eficacia de su actual sistema de gestión documental:

¿El manejo de la documentación en su empresa es eficiente?

Leidy Suárez señala que “al tener control de su gestión documental la empresa tiene control de la seguridad de su información, se dinamizan los procesos, se optimizan tiempos y disminuyen costos”. De esta manera, las empresas son más productivas en el mercado teniendo un adecuado sistema de gestión documental.

¿Qué costo representa para su empresa no tener un buen sistema de gestión documental?

“Sin un buen Sistema de Gestión Documental las empresas pueden incurrir en gastos operacionales no reembolsables ante procesos que demandan el uso de recurso humano para la búsqueda y recuperación de información”, afirma Suárez. Adicionalmente, implementar un buen sistema de gestión documental evita sobrecostos en recursos como fotocopiado e impresión de documentos.

¿La información en su empresa está disponible de forma efectiva?

La experta señala que “estamos en la era de la información, quien tiene información, tiene poder”. Precisamente, la información bien organizada les permite a las empresas tomar decisiones oportunas para así lograr un mayor enfoque de crecimiento.

¿La gestión de los documentos le permite administrar mejor los recursos de la empresa?

“Los documentos organizados permiten dar respuestas oportunas, evitar sanciones, reprocesos y hacer un uso más eficiente del tiempo de sus colaboradores, evitando el desgastarse en la recuperación de información en extensas búsquedas, muchas veces sin resultados favorables”, expresa Leidy Suárez.

Estas preguntas sirven de base para que los líderes de las empresas se cuestionen sobre sus procesos de gestión documental. Hay que tener en cuenta que, además de las sanciones establecidas en la Ley 594 de 2000, la experta señala que “sin un buen Sistema de Gestión Documental se pueden presentar consecuencias como insatisfacción a la atención de los clientes, gastos operaciones no reembolsables, pérdida de información útil o demandas y sanciones, entre otras”.

El Centro de Educación Continuada de UNINPAHU ofrece el Diplomado en Gestión Documental Corporativa. Joiz Castillo, del equipo de la Dirección de Extensión institucional, señala que “es importante tener personal altamente calificado en la protección y el cuidado de la información y los documentos que reposan en una organización, desde el Diplomado se busca que los módulos sean la base para el fortalecimiento de la Gestión Documental en las empresas”.

Por medio del Diplomado cada empresa podrá conocer las técnicas y los recursos necesarios para lograr resultados eficientes en la disposición y manejo de la información organizacional.

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